PENGARSIPAN DEWEY

Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan tatausaha atau pekerjaan perpustakaan, yang banyak dilakukan setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penyimpan surat, dokumen dan buku. Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan,pelaksanaan, pennyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang dibunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan menjadi dua, yaitu arsip akrif dan arsip inaktif.

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung umtuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di arsip Nasional Republik Indonesia atau arsip Nasional Daerah.

a.    Sistem penataan arsip

Sistem penataan arsip atau filling system adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan sacara aman dan ekonomis. Menurut sedarmayanti (2003:70) ada 5 (lima) Macam sistem penataan arsip yaitu :

1.    Sistem Abjad/Alphabetical filling system

Sistem abjad adalah salah satu sistempenataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad :

a)      Paham peraturan pengindeks

b)      Menyiapkan lembar tunjuk silang

c)      Menyiapkan peralatan arsip

Gambar : Sistem Abjad

2.    Sistem Masalah/Perihal/Subject filing system

Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Persiapan penataan arsip berdasarkan masalah :

a)      Menyusun daftar indeks

b)      Menyiapkan kartu indeks

c)      Menyiapkan peralatan arsip

Gambar : Sistem Masalah

3.    Sistem Nomor/Numerical Filling System

Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey dengan menggunakan notasi angka 0-9. Penyusunan arsip dengan sistem nomor membutuhkan daftar klasifikasi yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor,perusahaan atau perpustakaan.

Pengarsipan Dewey dibagi kedalam 10 tingkat permasalahan, masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.

Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor :

a)      Menyusun pola klasifikasi arsip

b)      Menyiapkan peralatan arsip

Gambar : Sistem Nomor

4.    Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Cronoligical Filing System

Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umunya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal :

a)      Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun.

b)      Menyiapkan peralatan arsip

Gambar : Sistem Tanggal/Urutan Waktu

5.    Sistem Wilayah/Daerah/Regional/Geographical filling system

Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Persiapan penataan berdasarkan wilayah :

a)      Menentukan pengelompokan daerah/wilayah

b)      Menyiapkan peralatan arsip

b.      Pengarsipan Dewey

Klasifikasi  menurut  Dewey  adalah  pengelompokan  yang  sistematis dari  sejumlah  objek,  gagasan,  buku  atau  benda-benda  lain  ke  dalam  kelas  atau golongan  tertentu  berdasarkan  ciri-ciri yang  sama. Sistem  klasifikasinya  disebut Dewey  Decimal  Clasification (DDC).  DDC  merupakan  salah  satu  sistem penomoran yang digunakan di berbagai perpustakaan di dunia yang disusun oleh Mevil  Dewey pada tahun 1873,  yang  diterbitkan pertama  kali  pada  tahun 1876, kemudian   dikembangkan  oleh  Library  Congress sesuai  dengan  perkembangan ilmu  pengetahuan.  Pengelompokan  koleksi  perpustakaan  dengan  sistem  DDC akan  semakin  terinci  sehingga  diharapkan  akan  dapat  memberikan  nomor pengelompokan yang lebih tepat untuk suatu objek. Pengelompokan menurut sistem DCC yang diterapkan di perpustakaan SMK Negeri 2 Lubuk Basung adalah sebagai berikut :

1)      000  Karya Umum

2)      100  Filsafat

3)      200  Agama

4)      300  Ilmu Sosial

5)      400  Bahasa

6)      500  Ilmu Pengetahuan Murni

7)      600  Ilmu Pengetahuan Terapan

8)      700  Kesenian dan Olahraga

9)      800  Kesusastraan

10)  900  Sejarah dan Geografi

JIKA BERMANFAAT, MOHON KLIK IKLANNYA :)

Share: